Ik ben mijn carrière begonnen binnen inkoop. Destijds was er nog weinig aandacht voor contractmanagement. Deze taak was vaak belegt bij de uitvoering (business) en werd uitgevoerd door de contracteigenaar (de gebruiker). Doordat het als taak en niet als functie ingericht werd was er vaak te weinig capaciteit (in zowel uren als deskundigheid) om op een juiste wijze invulling te geven aan het contractmanagement. Hierdoor zagen we helaas heel vaak dat de behaalde “winsten” uit het inkooptraject wegvloeiden in de uitvoering. Ontzettend jammer en daarom is het goed dat er de afgelopen jaren veel meer aandacht is gekomen voor contractmanagement als vak.
Zoals hierboven te lezen is zijn inkoop en contractmanagement in grote mate met elkaar verbonden. Waar het inkoopproces stopt begint het proces van contractmanagement en contractbeheer.
Contractbeheer
Contractbeheer is het administratieve proces waarbij alle contracten worden geregistreerd en feitelijk worden opgeslagen. Gedurende de looptijd van de contracten is het de taak van contractbeheer om alle wijzigingen te verwerken en bij te houden. Dit is de operationele basis van contractmanagement.
Contractmanagement
Het erop toezien dat de opdrachtgever en de leverancier krijgen en doen wat ze contractueel hebben afgesproken is contractmanagement.
Hier hoort bijvoorbeeld het oplossen van knelpunten en problemen in de uitvoering bij maar kan ook worden gesproken over strategische zaken zoals ontwikkelingen in de markt of de organisatie.
Voordelen van contractmanagement
- Grip op contracten, erop toezien dat afspraken worden nagekomen
- Signaleren en beheersen van risico’s
- Betere klant-leveranciersrelatie (meer/ betere communicatie)
- Minder discussies
- Hogere kwaliteit van in te kopen product/ dienst